La liquidación de contratos estatales es el balance final en el que la entidad y el contratista hacen cuentas, resuelven diferencias y se declaran a paz y salvo. La regulan el artículo 60 de la Ley 80 de 1993 y el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007, que fija sus plazos.
Para el contratista, la liquidación es el último momento para cobrar saldos, reclamar mayores costos y dejar constancia de sus desacuerdos. Firmarla de afán, sin revisar las cifras ni dejar salvedades, puede significar renunciar a dinero que le corresponde.
Qué contratos deben liquidarse
El artículo 60 de la Ley 80 de 1993, modificado por el artículo 217 del Decreto 019 de 2012, establece que se liquidan los contratos de tracto sucesivo, aquellos cuya ejecución se prolongue en el tiempo y los demás que lo requieran. Esto incluye la mayoría de contratos de obra, suministro, consultoría e interventoría.
La misma norma aclara que la liquidación no es obligatoria en los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión. Esto no impide que la entidad los liquide si lo considera conveniente, por ejemplo cuando hay saldos por liberar o diferencias pendientes. Conozca más sobre este tipo contractual en la guía de contratación directa, modalidad por la que suelen celebrarse.
Plazos de la liquidación
El artículo 11 de la Ley 1150 de 2007 fija una secuencia de plazos:
| Etapa | Plazo | Cómo se hace |
|---|---|---|
| 1. Liquidación bilateral | El pactado en el pliego o el contrato; si no se pactó, dentro de los 4 meses siguientes a la terminación del contrato o a la fecha del acto que ordene la terminación | Acuerdo entre las partes, en acta |
| 2. Liquidación unilateral | Si el contratista no se presenta o no hay acuerdo, dentro de los 2 meses siguientes al vencimiento del plazo anterior | Acto administrativo motivado de la entidad |
| 3. Término adicional | Si no se liquidó en los plazos anteriores, en cualquier tiempo dentro de los 2 años siguientes al vencimiento de esos términos | Bilateral o unilateral |
Ese último término está ligado al plazo para acudir a la jurisdicción con el medio de control de controversias contractuales, regulado hoy en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Vencido, la entidad pierde la competencia para liquidar y las partes pierden, en principio, la posibilidad de demandar.
Liquidación parcial unilateral
La Ley 1150 permite que, si en la liquidación bilateral el contratista deja salvedades, la entidad liquide unilateralmente solo los aspectos que no fueron objeto de acuerdo. Lo acordado queda en firme.
Qué contiene el acta de liquidación
Según el artículo 60 de la Ley 80 de 1993, en la liquidación constarán los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que lleguen las partes para poner fin a las divergencias y poder declararse a paz y salvo. En la práctica, el acta incluye:
- Datos del contrato, sus modificaciones y suspensiones.
- Valor inicial, adiciones y valor final ejecutado.
- Relación de pagos realizados y saldo a favor de alguna de las partes.
- Balance de la ejecución física: cantidades, entregables, recibo a satisfacción.
- Amortización del anticipo, si lo hubo.
- Multas o cláusula penal impuestas y descuentos aplicados.
- Reconocimientos económicos acordados, por ejemplo por desequilibrio.
- Estado de las garantías y exigencia de ampliar las que cubren obligaciones posteriores.
- Constancia de cumplimiento de obligaciones laborales y de seguridad social.
- Salvedades del contratista.
- Declaración de paz y salvo en lo no salvado.
Las salvedades: la parte más importante para el contratista
La jurisprudencia del Consejo de Estado ha sostenido de forma reiterada que quien firma la liquidación bilateral sin salvedades no puede después reclamar judicialmente por esos mismos asuntos, pues el acta tiene la fuerza de un acuerdo entre las partes. Solo puede demandar sobre lo que dejó expresamente salvado.
Para que una salvedad sea útil debe ser:
- Concreta: identifica el hecho, el periodo y el concepto reclamado.
- Cuantificada, en lo posible: indica el valor o al menos los criterios para calcularlo.
- Coherente con las reclamaciones que hizo durante la ejecución.
Una frase genérica como “me reservo el derecho a reclamar” suele ser insuficiente. Si durante el contrato reclamó por hechos que afectaron la ecuación económica, la liquidación es el momento de reiterarlo. Vea cómo construir esa reclamación en la guía de equilibrio económico del contrato.
La liquidación unilateral y cómo controvertirla
Cuando la entidad liquida unilateralmente, lo hace mediante un acto administrativo motivado. Contra ese acto procede, por regla general, el recurso de reposición, y después puede discutirse ante la jurisdicción contencioso administrativa dentro del término legal. Si recibe una liquidación unilateral con la que no está de acuerdo, revise de inmediato el plazo del recurso.
Errores frecuentes del contratista en la liquidación
- No presentarse a la convocatoria de liquidación bilateral y dejar que la entidad liquide sola.
- Firmar el acta sin cotejar las cifras con su propia contabilidad del contrato.
- Dejar salvedades vagas o no dejarlas.
- No reclamar durante la ejecución y pretender hacerlo por primera vez en la liquidación.
- Olvidar la ampliación de las garantías que exige la entidad, lo que retrasa el pago del saldo.
- No exigir la liberación de retenciones de garantía pactadas en el contrato.
- Dejar vencer los plazos sin pedir la liquidación ni acudir a la jurisdicción.
Checklist antes de firmar la liquidación
- Concilié pagos, adiciones, anticipo y descuentos con mis registros.
- Revisé que estén todas las actas de recibo y de modificación del contrato.
- Verifiqué las multas o sanciones descontadas y su soporte.
- Redacté salvedades concretas para cada reclamación pendiente.
- Tengo listo el certificado de ampliación de la póliza de cumplimiento si la entidad la exige.
- Revisé si la liquidación incluye efectos de una terminación unilateral o caducidad.
Si tiene una liquidación pendiente o recibió un acta que no refleja lo que la entidad le debe, nuestro equipo de abogados en contratación estatal puede revisar las cifras y redactar las salvedades antes de que firme.
Lo acompañamos en la ejecución, modificaciones, reclamaciones y liquidación de su contrato con el Estado.
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¿Cuál es el plazo para liquidar un contrato estatal?
La liquidación bilateral se hace en el plazo pactado en el pliego o el contrato o, si no se pactó, dentro de los cuatro meses siguientes a su terminación. Si no hay acuerdo, la entidad puede liquidar unilateralmente dentro de los dos meses siguientes, y luego queda un término de hasta dos años, según el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007.
¿Qué pasa si firmo la liquidación sin salvedades?
En general, el contratista pierde la posibilidad de reclamar después judicialmente por los asuntos que no dejó salvados. Por eso debe consignar en el acta, de forma concreta, cada reclamación que mantiene.
¿Todos los contratos estatales se liquidan?
No. Según el artículo 60 de la Ley 80 de 1993, modificado por el Decreto 019 de 2012, la liquidación no es obligatoria en los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión.
¿La entidad puede pedirme ampliar la póliza en la liquidación?
Sí. El artículo 60 de la Ley 80 de 1993 prevé que en la liquidación se exija al contratista extender o ampliar las garantías que deben cubrir obligaciones posteriores a la extinción del contrato, como la estabilidad de la obra o la calidad de los bienes.
Este artículo es informativo y no reemplaza una asesoría jurídica sobre su caso particular.