Acta de inicio del contrato estatal: qué es y qué contiene

El acta de inicio es el documento que firman el contratista y el supervisor o interventor para dejar constancia de la fecha en que empieza la ejecución de un contrato estatal. No es un requisito legal general, pero es una práctica casi universal y suele marcar el inicio del plazo. Antes de firmarla deben cumplirse los requisitos de ejecución.

Parece un trámite menor, pero muchos conflictos sobre retrasos, multas y reconocimientos económicos se originan en un acta de inicio mal redactada o firmada antes de tiempo. Aquí explicamos su función, su relación con el perfeccionamiento y la ejecución del contrato, y qué revisar antes de firmarla.

Perfeccionamiento, ejecución e inicio: tres momentos distintos

La Ley 80 de 1993 y la Ley 1150 de 2007 distinguen etapas que conviene no confundir:

En otras palabras: un contrato puede estar firmado (perfeccionado) y aún no poder ejecutarse porque falta aprobar la póliza o expedir el registro presupuestal. El acta de inicio solo debe firmarse cuando todo eso está resuelto. Si aún está en la etapa de selección, revise primero cómo contratar con el Estado paso a paso.

Requisitos previos al acta de inicio

Antes de firmar, verifique que se cumplió lo siguiente:

1. Contrato firmado por el ordenador del gasto y el contratista, y publicado en el SECOP II.
2. Registro presupuestal expedido por la entidad, que compromete los recursos del contrato.
3. Garantía aprobada. No basta con haberla entregado: la entidad debe aprobarla. Revise qué amparos exige en la guía de la póliza de cumplimiento y, en obra, la de responsabilidad civil extracontractual.
4. Seguridad social y parafiscales al día, acreditados según lo exija la entidad.
5. Designación del supervisor o contratación del interventor. En los contratos de obra licitados la interventoría es externa; si aún no está contratada, el inicio puede quedar en espera.
6. Requisitos particulares del contrato, como la entrega de un plan de trabajo, un cronograma, hojas de vida del personal clave o la entrega del anticipo, si se pactó así.

Qué debe contener el acta de inicio

No existe un formato legal único; cada entidad usa el suyo. Un acta completa suele incluir:

• Número y fecha del contrato, objeto, valor y plazo.
• Identificación del contratista, del supervisor o interventor y de la entidad.
• Datos de la garantía aprobada y del registro presupuestal.
• Fecha de inicio y, como consecuencia, fecha prevista de terminación.
• Constancia de entrega de insumos que dependen de la entidad: predios, diseños, licencias, información, acceso a instalaciones.
• Observaciones de las partes.
• Firmas.

Por qué importan las observaciones

Si al momento del inicio la entidad no ha entregado algo que usted necesita para cumplir (los predios liberados, los diseños aprobados, una licencia), déjelo escrito en el acta. Esa constancia será clave si más adelante debe pedir una prórroga o reclamar mayores costos con base en el equilibrio económico del contrato.

Cómo se cuenta el plazo

El plazo se cuenta como diga el contrato. Las fórmulas más frecuentes son:

• Desde la firma del acta de inicio. Es la más común en obra, consultoría e interventoría.
• Desde el cumplimiento de los requisitos de ejecución. Frecuente en suministros y prestación de servicios.
• Desde una fecha cierta indicada en el contrato.

Revise también si el plazo está en días calendario o hábiles, y si el contrato fija un plazo máximo para firmar el acta después del perfeccionamiento. Si la entidad demora la firma del acta por causas propias, documente sus solicitudes por escrito: esas comunicaciones le servirán para justificar una eventual prórroga o un reconocimiento de costos por la espera.

Errores frecuentes del contratista

1. Empezar a ejecutar sin acta ni requisitos de ejecución. Lo que se ejecute antes puede no pagarse y quedar sin cobertura de la póliza.
2. Firmar el acta sin que la póliza esté aprobada. Revise que exista el documento de aprobación, no solo el recibo de radicación.
3. No dejar observaciones sobre insumos pendientes de la entidad.
4. Aceptar una fecha de inicio retroactiva que le resta días de ejecución.
5. Confundir días hábiles y calendario al calcular la fecha de terminación.
6. No conservar copia firmada del acta: es la base para contar plazos, liquidar y defenderse frente a multas.

Checklist rápido antes de firmar

• ¿Tengo el registro presupuestal y la aprobación de la garantía?
• ¿Está designado el supervisor o contratado el interventor?
• ¿La fecha de inicio es la real y no una anterior?
• ¿Quedó escrita la fecha de terminación?
• ¿Anoté los insumos pendientes de la entidad?
• ¿Revisé si después necesitaré un otrosí por cambios ya previsibles?

Si tiene un contrato recién adjudicado y quiere asegurarse de que el inicio quede bien documentado, nuestro equipo de abogados en contratación estatal puede acompañarlo desde el perfeccionamiento hasta la liquidación.

Este artículo es informativo y no reemplaza una asesoría jurídica sobre su caso particular.