Estudios previos y análisis del sector: guía para ofertar

Los estudios previos son los documentos con los que la entidad estatal justifica la necesidad de contratar y define el objeto, la modalidad, el valor estimado, los criterios de selección, los riesgos y las garantías. El análisis del sector los complementa con el estudio del mercado del bien o servicio. Ambos se publican en el SECOP II y explican de dónde sale cada requisito del pliego.

Para el proponente son una mina de información: muestran cómo se calculó el presupuesto, por qué se exigen ciertos indicadores y qué riesgos considera la entidad.

Fundamento legal

El deber de planeación se desprende del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, que exige que, antes de iniciar el proceso de selección, la entidad elabore los estudios, diseños y proyectos requeridos. El artículo 8 de la Ley 1150 de 2007 ordena publicar los estudios previos junto con el proyecto de pliego. El Decreto 1082 de 2015 establece su contenido mínimo y la obligación de hacer el análisis del sector, y Colombia Compra Eficiente ha expedido guías para su elaboración.

Qué contienen los estudios previos

Según el Decreto 1082 de 2015, los estudios previos deben contener, como mínimo:

1. La descripción de la necesidad que la entidad pretende satisfacer.
2. El objeto a contratar, con sus especificaciones, las autorizaciones, permisos y licencias requeridos, y los documentos técnicos para el desarrollo del proyecto.
3. La modalidad de selección del contratista y su justificación, incluidos los fundamentos jurídicos.
4. El valor estimado del contrato y la justificación del mismo, con las variables utilizadas para calcular el presupuesto.
5. Los criterios para seleccionar la oferta más favorable.
6. El análisis de riesgos y la forma de mitigarlos.
7. Las garantías que la entidad contempla exigir.
8. La indicación de si el proceso está cubierto por un acuerdo comercial.

Qué es el análisis del sector

El Decreto 1082 de 2015 exige que la entidad analice el sector relativo al objeto del proceso desde las perspectivas legal, comercial, financiera, organizacional, técnica y de análisis de riesgo. En la práctica, un buen análisis del sector incluye:

Por qué el proponente debe leerlos

El presupuesto

Los estudios previos explican cómo se calculó el valor del contrato: cotizaciones, precios históricos, análisis de precios unitarios, costos de personal. Si encuentra que faltan rubros (transporte, tributos territoriales, ajustes por inflación), puede advertir que el presupuesto es insuficiente antes de que el proceso fracase o usted quede comprometido con un precio inviable.

Los requisitos habilitantes

El pliego de condiciones dice qué se exige; los estudios previos y el análisis del sector deberían decir por qué. Los requisitos deben ser adecuados y proporcionales a la naturaleza y valor del contrato. Si el análisis del sector muestra que el promedio de las empresas del sector tiene un índice de liquidez inferior al exigido, usted tiene un argumento sólido para pedir su ajuste.

Los riesgos

La matriz de riesgos y el análisis de riesgos le indican qué eventos asumirá como contratista. Leerlos le permite valorar esos riesgos en su precio o pedir una distribución más equilibrada.

La justificación de la modalidad

Si la entidad eligió una modalidad que no corresponde, por ejemplo una contratación directa sin causal clara o una selección abreviada para un objeto que no es de características técnicas uniformes, los estudios previos son el lugar para verificarlo.

Cómo usar los estudios previos en sus observaciones

1. Localice el requisito que considera restrictivo en el pliego.
2. Busque su justificación en los estudios previos y el análisis del sector.
3. Contraste: ¿la justificación es coherente con los datos del propio análisis?
4. Redacte la observación citando el numeral del pliego y la parte del estudio que respalda su argumento.
5. Proponga una alternativa concreta: un indicador distinto, una experiencia más amplia, otro código UNSPSC.
6. Presente la observación dentro del plazo, preferiblemente sobre el proyecto de pliego, a través del SECOP II.

Una observación respaldada en los propios documentos de la entidad tiene mucha más fuerza que una opinión. Si la entidad acepta el cambio, verifique que lo incorpore mediante una adenda.

Errores frecuentes

• Saltarse los estudios previos y leer solo el pliego.
• Presentar observaciones genéricas sin apoyarse en el análisis del sector.
• No revisar los anexos del estudio, donde suelen estar las cotizaciones y los análisis de precios.
• Ignorar la matriz de riesgos hasta la ejecución del contrato.
• Dejar las observaciones para el pliego definitivo, cuando es más difícil que se acepten cambios.

Checklist para el proponente

• Estudios previos y análisis del sector descargados con sus anexos.
• Presupuesto revisado frente a sus propios costos.
• Indicadores y experiencia contrastados con el análisis financiero del sector.
• Riesgos asignados identificados y valorados.
• Observaciones redactadas con citas del pliego y del estudio.

Convierta la información en ventaja

Pocos proponentes leen con cuidado los estudios previos. Hacerlo le permite presentar observaciones mejor fundamentadas y ofertar con un precio realista. Nuestro equipo de asesoría en licitaciones y nuestros abogados en contratación estatal pueden ayudarle a redactarlas.

Este artículo es informativo y no reemplaza una asesoría jurídica sobre su caso particular.