Qué es un pliego de condiciones y cómo leerlo (guía)

El pliego de condiciones es el documento que fija las reglas de un proceso de selección de contratistas del Estado: qué se va a contratar, quién puede participar, cómo se evalúan las ofertas, en qué fechas ocurre cada etapa y en qué condiciones se ejecutará el contrato. Obliga a la entidad y a los proponentes, y debe contener reglas objetivas, justas, claras y completas.

Leerlo bien es la diferencia entre una oferta que compite y una que queda descalificada por un detalle. En esta guía le explicamos qué contiene y en qué orden conviene leerlo.

Fundamento legal

El artículo 24 de la Ley 80 de 1993 exige que los pliegos contengan reglas objetivas, justas, claras y completas que permitan la confección de ofrecimientos de la misma índole y aseguren una escogencia objetiva. El artículo 5 de la Ley 1150 de 2007 desarrolla el deber de selección objetiva y distingue los requisitos habilitantes de los factores de evaluación. El Decreto 1082 de 2015 detalla el contenido mínimo del pliego y las reglas de su publicación.

El pliego se usa en la licitación pública, la selección abreviada y el concurso de méritos. En la mínima cuantía el documento equivalente es la invitación, y en la contratación directa no hay pliego.

Proyecto de pliego y pliego definitivo

El Decreto 1082 de 2015 establece plazos mínimos de publicación del proyecto de pliego antes de la apertura: en la licitación pública, por lo menos diez días hábiles, y en la selección abreviada y el concurso de méritos, por lo menos cinco días hábiles. La publicación del proyecto no obliga a la entidad a abrir el proceso.

Los cambios posteriores al pliego definitivo se hacen mediante adendas, que también debe seguir con atención.

Qué contiene el pliego de condiciones

Según el Decreto 1082 de 2015, el pliego debe incluir, como mínimo, información sobre:

1. La descripción técnica, detallada y completa del bien o servicio, con su clasificación en el Clasificador de Bienes y Servicios.
2. La modalidad del proceso de selección y su justificación.
3. Los criterios de selección, incluidos los factores de desempate y los incentivos que correspondan.
4. Las condiciones de costo y calidad que la entidad tendrá en cuenta.
5. Las reglas aplicables a la presentación de las ofertas, su evaluación y la adjudicación.
6. Las causales que dan lugar a declarar desierto el proceso.
7. Los riesgos asociados al contrato, la forma de mitigarlos y su asignación.
8. Las garantías exigidas y sus condiciones.
9. La mención de si el proceso está cubierto por un acuerdo comercial.
10. Los términos, condiciones y minuta del contrato.
11. Los términos de la supervisión o interventoría.
12. El plazo dentro del cual la entidad puede expedir adendas.
13. El cronograma.

Requisitos habilitantes vs. requisitos ponderables

Esta es la distinción más importante del pliego.

Requisitos habilitantes: miden la aptitud del proponente para participar. Según la Ley 1150 de 2007 son la capacidad jurídica, la experiencia, la capacidad financiera y la capacidad de organización. No otorgan puntaje: se cumplen o no. Buena parte se verifica en el RUP. La Ley 1150 de 2007, modificada por la Ley 1882 de 2018, permite subsanar los requisitos que no otorgan puntaje dentro de los plazos legales.

Requisitos ponderables: son los factores que asignan puntos entre los proponentes habilitados, como el precio, la calidad, el apoyo a la industria nacional y los incentivos previstos en la ley. Lo que otorga puntaje no se puede subsanar ni mejorar después del cierre.

Si dos ofertas empatan en puntaje, se aplican los criterios de desempate de la Ley 2069 de 2020.

En qué orden leer un pliego

Un pliego puede tener decenas de páginas y varios anexos. Este orden le ahorra tiempo:

1. Cronograma: identifique la fecha de cierre, el plazo de observaciones y el de subsanación.
2. Objeto, presupuesto y plazo: decida si el proceso es para usted.
3. Requisitos habilitantes: compare experiencia, indicadores financieros y códigos UNSPSC con su RUP. Si no cumple solo, evalúe un consorcio o unión temporal.
4. Factores de puntaje: calcule cuántos puntos podría obtener.
5. Especificaciones técnicas y anexos: verifique que puede cumplirlos y a qué costo.
6. Matriz de riesgos y minuta: revise qué riesgos le trasladan, forma de pago, multas y cláusula penal.
7. Garantías: tipo, valor y vigencia de la garantía de seriedad y de las del contrato.
8. Formatos: identifique cada anexo que debe diligenciar.
9. Estudios previos y análisis del sector: entienda de dónde salen el presupuesto y los requisitos (vea estudios previos y análisis del sector).

Cómo presentar observaciones útiles

• Sea concreto: cite el numeral del pliego, explique el problema y proponga una redacción alternativa.
• Fundamente: apóyese en la ley, en el análisis del sector o en los pliegos tipo si aplican.
• Hágalo a tiempo: las observaciones al proyecto de pliego tienen más probabilidad de ser acogidas.
• Revise la respuesta: si la entidad acepta, verifique que expida la adenda.

Errores frecuentes al leer el pliego

• Leer solo el pliego y no los anexos, formatos y estudios previos.
• Confundir la fecha de publicación del pliego con la de cierre.
• No verificar la experiencia exigida contra los contratos inscritos en el RUP.
• Pasar por alto la matriz de riesgos y descubrir después cargas no presupuestadas.
• No revisar las adendas antes de presentar la oferta.

Una segunda lectura experta

Antes de invertir tiempo y dinero en una oferta, vale la pena que un especialista revise el pliego con usted. Nuestro equipo de asesoría en licitaciones analiza requisitos, riesgos y puntaje para que decida con información completa.

Este artículo es informativo y no reemplaza una asesoría jurídica sobre su caso particular.