Contrato de prestación de servicios con el Estado

El contrato de prestación de servicios es el que celebra una entidad estatal con una persona natural o jurídica para desarrollar actividades relacionadas con su administración o funcionamiento, cuando no pueden cumplirse con personal de planta o requieren conocimientos especializados. Se adjudica por contratación directa, no genera relación laboral y exige que el contratista pague su propia seguridad social.

Es, de lejos, el contrato más celebrado por las entidades públicas en Colombia y también uno de los que más dudas genera: cómo se cobra, cuánto se cotiza, qué obligaciones tiene el contratista y dónde está la línea que lo separa de un empleo. Esta guía responde esas preguntas con base en la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007 y el Decreto 1082 de 2015.

Qué dice la ley

El numeral 3 del artículo 32 de la Ley 80 de 1993 define estos contratos y fija tres reglas que siguen vigentes:

1. Solo pueden celebrarse con personas naturales cuando las actividades no puedan realizarse con personal de planta o requieran conocimientos especializados.
2. En ningún caso generan relación laboral ni prestaciones sociales.
3. Se celebran por el término estrictamente indispensable.

La Corte Constitucional, en la sentencia C-154 de 1997, declaró exequible la norma, pero advirtió que si se demuestra la subordinación propia de una relación de trabajo, prevalece la realidad sobre las formas y surge el derecho al pago de prestaciones (artículo 53 de la Constitución).

Clases: profesionales, de apoyo a la gestión y artísticos

El Decreto 1082 de 2015 permite contratar directamente:

Las personas jurídicas también pueden ser contratistas de prestación de servicios. Cuando el servicio no es profesional ni de apoyo a la gestión, sino, por ejemplo, de vigilancia, aseo o mantenimiento, la entidad debe acudir a una modalidad competitiva, no a la contratación directa.

Cómo se adjudica: contratación directa

La causal está en el literal h del numeral 4 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007. Según el Decreto 1082 de 2015, la entidad puede contratar directamente con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto y que acredite idoneidad y experiencia relacionada, sin necesidad de obtener varias ofertas, dejando constancia de ello en los estudios previos. Para estos contratos no se exige acto administrativo de justificación. Más detalle en nuestra guía de contratación directa.

En la práctica, el proceso suele ser así:

1. La entidad identifica la necesidad y verifica que no hay personal de planta suficiente (certificado de inexistencia o insuficiencia de personal).
2. Elabora estudios previos con el perfil requerido, las actividades y el valor de los honorarios.
3. Solicita al candidato su hoja de vida (formato del SIGEP en muchas entidades), soportes académicos y de experiencia, y antecedentes.
4. Verifica idoneidad, ausencia de inhabilidades y antecedentes disciplinarios, fiscales y judiciales.
5. Suscribe el contrato, generalmente en SECOP II, expide el registro presupuestal y aprueba la garantía si la exigió.
6. Se firma el acta de inicio y comienza la ejecución bajo un supervisor.

Honorarios y forma de pago

La remuneración se llama honorarios y no salario. La entidad fija su valor en los estudios previos, normalmente con base en una tabla interna de honorarios según formación y experiencia. El pago suele ser mensual, contra la presentación de:

• Un informe de actividades aprobado por el supervisor.
• La planilla de pago de seguridad social del periodo correspondiente.
• La cuenta de cobro o factura electrónica, según la condición tributaria del contratista.

Sobre los honorarios se practican retenciones en la fuente y, según el municipio, retenciones por estampillas e impuestos territoriales. Pregunte siempre cuáles aplican: pueden reducir de forma importante el valor neto que recibe.

Seguridad social del contratista

Este es el punto que más errores genera. En términos generales:

• Ingreso base de cotización (IBC): por regla general, el 40 % del valor mensual del contrato, sin incluir el IVA, y nunca inferior a un salario mínimo mensual.
• Salud y pensión: los paga el contratista en su totalidad, como trabajador independiente.
• Riesgos laborales (ARL): la afiliación es obligatoria en contratos de duración superior a un mes. En los riesgos de menor nivel la cotiza el contratista; en los de mayor riesgo la normativa traslada su pago a la entidad contratante.
• Acreditación: el pago de aportes es requisito para iniciar la ejecución (artículo 41 de la Ley 80, modificado por la Ley 1150) y para cada pago. El supervisor debe verificarlo.

Si tiene varios contratos simultáneos, debe cotizar sobre la suma de los ingresos, con el tope que fija la ley. Ante dudas sobre su caso particular, consulte a un contador.

Obligaciones habituales del contratista

Los contratos de prestación de servicios incluyen obligaciones generales y específicas. Entre las generales suelen aparecer:

• Ejecutar el objeto con autonomía técnica y administrativa.
• Presentar informes periódicos y el informe final.
• Mantener la confidencialidad de la información y entregar los documentos producidos al terminar.
• Pagar oportunamente los aportes a seguridad social.
• Constituir la garantía exigida, si la hay. En muchos contratos con personas naturales la entidad no la exige; cuando lo hace, suele ser de cumplimiento.
• Atender las recomendaciones del supervisor sobre la ejecución del objeto.

El riesgo del contrato realidad

La jurisprudencia del Consejo de Estado y de la Corte Constitucional ha reiterado que, cuando un contrato de prestación de servicios esconde una relación laboral, prima la realidad. Los tres elementos que se analizan son la prestación personal del servicio, la remuneración y, sobre todo, la subordinación continuada.

Señales de alerta para la entidad y el contratista:

• Cumplimiento obligatorio de horario y control de asistencia.
• Órdenes permanentes de un jefe, más allá de la coordinación propia del objeto.
• Funciones permanentes iguales a las de un cargo de planta.
• Contratos sucesivos sin interrupción durante años.
• Llamados de atención o sanciones como si fuera un empleado.

Coordinar no es subordinar: la entidad puede fijar entregables, reuniones de seguimiento y lugares de trabajo cuando el objeto lo requiera. Si usted cree que su contrato es en realidad un empleo, la vía es una reclamación administrativa y, en su caso, el medio de control de nulidad y restablecimiento del derecho ante la jurisdicción contencioso administrativa.

Errores frecuentes y consejos

• Cotizar sobre un valor inferior al debido: puede bloquear sus pagos y generar cobros de la UGPP.
• Iniciar actividades antes del acta de inicio: lo ejecutado sin contrato perfeccionado y con registro presupuestal es difícil de cobrar.
• Informes genéricos: describa actividades concretas y anexe evidencias; el supervisor necesita soportes para certificar el cumplimiento.
• Ignorar las inhabilidades: el parentesco con servidores de la entidad o haber trabajado en ella recientemente puede impedirle contratar. Revise las inhabilidades e incompatibilidades.
• Firmar adiciones de palabra: toda prórroga o adición debe constar en un documento firmado antes de que venza el plazo.
• No guardar certificados: pida al terminar la certificación de cumplimiento; le servirá como experiencia en futuros contratos.

Si quiere entender cómo encaja este contrato en el conjunto, revise qué es un contrato estatal y los demás tipos de contratos estatales.

Si una entidad le ofrece un contrato de prestación de servicios o está evaluando un riesgo de contrato realidad, nuestro equipo de abogados en contratación estatal revisa el contrato, sus obligaciones y su situación de seguridad social antes de que firme.

Este artículo es informativo y no reemplaza una asesoría jurídica sobre su caso particular.