Póliza de seriedad de la oferta: valor, vigencia y errores

La póliza de seriedad de la oferta es la garantía que el proponente entrega con su propuesta para respaldar que mantendrá la oferta y, si gana, firmará el contrato. Según el Decreto 1082 de 2015, debe ser de al menos el 10 % del valor de la oferta y estar vigente desde la presentación hasta la aprobación de la garantía del contrato.

Es uno de los documentos que más ofertas tumba. Y desde la Ley 1882 de 2018 la diferencia entre “no entregarla” y “entregarla con errores” es decisiva: lo primero no tiene remedio; lo segundo, por regla general, sí. Esta guía explica qué cubre, cómo calcularla y cómo evitar los errores más comunes.

Qué riesgos cubre

El Decreto 1082 de 2015 establece que la garantía de seriedad cubre la sanción derivada del incumplimiento de la oferta en estos eventos:

1. La no ampliación de la vigencia de la garantía cuando se prorroga el plazo previsto para la adjudicación o para la suscripción del contrato, siempre que la prórroga no exceda el término que fija la norma.
2. El retiro de la oferta después de vencido el plazo fijado para su presentación.
3. La no suscripción del contrato sin justa causa por parte del adjudicatario.
4. La falta de otorgamiento de la garantía de cumplimiento del contrato por parte del adjudicatario.

Si ocurre alguno de ellos, la entidad puede hacer efectiva la garantía. En el caso de no firmar el contrato sin justa causa, la consecuencia es aún más grave: el literal e) del numeral 1 del artículo 8 de la Ley 80 de 1993 inhabilita por cinco años a quien se abstenga de suscribir el contrato adjudicado.

Valor y vigencia

En la práctica, los pliegos suelen expresar la vigencia como un número de días o meses contados desde la fecha de cierre. Lea con cuidado si el pliego fija el valor sobre el presupuesto oficial o sobre el valor de su oferta, y aplique exactamente esa base.

Cuándo no es obligatoria

En la mínima cuantía la entidad puede no exigir garantías, y en otros casos el pliego puede eximirla con justificación. Si el pliego la exige, es obligatoria para usted.

Clases de garantía

Igual que la garantía de cumplimiento, la de seriedad puede constituirse como póliza de seguro, patrimonio autónomo o garantía bancaria, según el Decreto 1082 de 2015. La póliza de seguro es la opción más común. Vea las diferencias en la guía de la póliza de cumplimiento.

¿Es subsanable? Lo que dice la Ley 1882 de 2018

La Ley 1882 de 2018 modificó las reglas de subsanabilidad del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007. Desde entonces hay que distinguir dos situaciones:

• No entregar la garantía con la oferta: la ley es expresa en que la no entrega de la garantía de seriedad junto con la propuesta no es subsanable y es causal de rechazo. No hay forma de corregirlo después del cierre.
• Entregarla con errores: si la garantía se presentó con la oferta pero tiene deficiencias (por ejemplo, un valor inferior, una vigencia más corta, un error en el tomador o en el número del proceso), por regla general se trata de un requisito que no otorga puntaje y, por tanto, puede subsanarse cuando la entidad lo requiera, dentro del término que fija la ley, que en general va hasta el traslado del informe de evaluación.

La subsanación permite corregir la garantía que existía al cierre, no presentar por primera vez una que no se entregó. Responda los requerimientos dentro del plazo: si no lo hace, la oferta puede ser rechazada. Vea más sobre este punto en la guía de errores que descalifican ofertas.

Errores frecuentes

1. No cargarla en el SECOP II con la oferta, o cargar un archivo distinto. Es el error fatal. Verifique el cargue en la guía para presentar una oferta en SECOP II.
2. Tomador mal identificado en consorcios y uniones temporales. La garantía debe otorgarse por todos los integrantes del proponente plural; expedirla solo a nombre de uno de ellos es una deficiencia frecuente.
3. Valor calculado sobre una base equivocada, por ejemplo sobre el valor de la oferta cuando el pliego lo fija sobre el presupuesto oficial, o al revés.
4. Vigencia insuficiente, contada desde una fecha anterior al cierre o por menos días de los exigidos.
5. Beneficiario errado: nombre o NIT de la entidad incorrectos.
6. Número u objeto del proceso equivocado, típico cuando se reutiliza una póliza anterior.
7. No ampliarla cuando la entidad prorroga el cronograma de adjudicación o firma.
8. Falta de firma del tomador, cuando la aseguradora o el pliego la exigen.

Checklist antes del cierre

• ¿El pliego exige garantía de seriedad? ¿Con qué valor, base de cálculo y vigencia?
• ¿El beneficiario es la entidad, con nombre y NIT correctos?
• ¿El tomador es el proponente, con todos los integrantes si es plural?
• ¿El número y objeto del proceso coinciden con el pliego?
• ¿La vigencia cubre hasta la aprobación de la garantía del contrato, con margen?
• ¿Cargué el archivo correcto en SECOP II y guardé el comprobante?

Si está preparando una oferta y quiere que revisemos la garantía y los demás requisitos habilitantes antes del cierre, nuestro equipo de asesoría en licitaciones puede acompañarlo en todo el proceso.

Este artículo es informativo y no reemplaza una asesoría jurídica sobre su caso particular.