Experiencia en el RUP: cómo acreditarla paso a paso

La experiencia en el RUP se acredita inscribiendo, ante la cámara de comercio, los contratos que usted ha ejecutado, con su soporte, sus códigos UNSPSC y su valor expresado en salarios mínimos (SMMLV). Las entidades estatales solo tienen en cuenta, en los procesos que exigen RUP, la experiencia que aparece en el certificado y está en firme.

Es el requisito habilitante que más se pierde por detalles: un código mal escogido, un soporte que no sirve o un valor mal convertido. Esta guía explica cómo hacerlo bien desde la primera vez.

Qué dice la norma

El Decreto 1082 de 2015 regula la información que el proponente debe inscribir en el RUP, incluida la experiencia, y la forma en que la cámara de comercio la verifica. Colombia Compra Eficiente, en su manual de requisitos habilitantes, orienta a las entidades sobre cómo exigirla en los pliegos de forma proporcional. Para el contexto general, vea la guía del RUP.

Qué cuenta como experiencia

• Contratos ejecutados (terminados) con entidades estatales o con particulares.
• Contratos ejecutados como persona natural o como persona jurídica.
• Contratos ejecutados en consorcio o unión temporal, en la proporción de su participación.
• En sociedades con menos de tres años, la experiencia de sus socios o accionistas.

Lo que no cuenta: contratos en ejecución, ofertas no adjudicadas o experiencia sin soporte.

Los soportes válidos

La cámara exige un documento que pruebe la ejecución. Según el contrato, puede servir:

La certificación debe identificar a las partes, el objeto, el valor y las fechas. Si faltan datos, la cámara puede negar la inscripción de ese contrato.

Paso a paso para reportar un contrato

1. Reúna el soporte y verifique que tenga objeto, valor, fecha de inicio y fecha de terminación.
2. Clasifique el contrato con los códigos UNSPSC que correspondan a lo que realmente ejecutó, hasta el tercer nivel (clase). Un contrato puede tener varios códigos.
3. Convierta el valor a SMMLV del año de terminación del contrato. Si el contrato tuvo adiciones, use el valor total ejecutado.
4. Indique el porcentaje de participación si lo ejecutó en consorcio o unión temporal.
5. Radique el trámite de inscripción, renovación o actualización en la cámara de comercio.
6. Revise el certificado cuando la cámara publique el acto y confirme que quedó tal como lo reportó. Vea cómo consultar el certificado RUP.

Si es su primera vez, la guía de inscripción en el RUP explica el trámite completo.

Códigos UNSPSC: la decisión más importante

Las entidades piden experiencia en ciertos códigos. Si su contrato de mantenimiento de vías quedó clasificado solo como “servicios de limpieza”, no le servirá para un pliego de obra vial. Clasifique cada contrato según su objeto real y piense en los procesos a los que quiere presentarse. No agregue códigos que no correspondan: la cámara puede rechazarlos y la entidad puede cuestionarlos.

Experiencia de socios en empresas nuevas

Las sociedades con menos de tres años de constituidas pueden acreditar la experiencia de sus socios, accionistas o constituyentes. Es la vía que permite a una empresa recién creada por profesionales con trayectoria presentarse a procesos que exigen RUP. Esa experiencia se inscribe con los mismos soportes que si fuera propia. Si usted es profesional independiente y aún no ha constituido sociedad, vea RUP para persona natural.

Experiencia en consorcios y uniones temporales

Cuando el contrato se ejecutó en consorcio o unión temporal, cada integrante registra el valor en proporción a su participación. Si el consorcio ejecutó un contrato de 1.000 SMMLV y usted tenía el 30 %, inscribe 300 SMMLV. Por eso el documento de conformación, con los porcentajes, es parte esencial del soporte. Más detalle en qué es un consorcio.

Al presentarse a un nuevo proceso en consorcio, el pliego dirá cómo se suma la experiencia de los integrantes. Ahí entra la estrategia: a veces conviene más un socio con la experiencia exacta en los códigos pedidos que uno con más contratos.

Experiencia general y experiencia específica

Los pliegos suelen distinguir entre experiencia general (contratos en ciertos códigos UNSPSC por un valor mínimo en SMMLV) y experiencia específica (contratos con un objeto o unas actividades concretas). La primera se verifica en el certificado del RUP; para la segunda, el pliego puede pedir documentos adicionales que demuestren el alcance del contrato. Guarde siempre los contratos completos, no solo las certificaciones.

Errores frecuentes

1. Reportar el contrato con un código UNSPSC genérico que no coincide con el pliego.
2. Convertir a SMMLV con el salario del año de inicio en lugar del año de terminación.
3. Presentar certificaciones sin valor o sin fecha de terminación.
4. Olvidar el porcentaje de participación en contratos de consorcio.
5. Actualizar la experiencia pocos días antes del cierre, cuando ya no alcanza a quedar en firme.
6. No revisar el certificado después del trámite y descubrir el error en la evaluación.

Consejos prácticos

• Pida la certificación al contratante apenas termine el contrato, no años después.
• Lleve un archivo con todos sus contratos, soportes, códigos y valor en SMMLV.
• Revise pliegos recientes de su sector para saber qué códigos y montos piden.
• Haga las actualizaciones con al menos un mes de margen frente a los procesos que tiene en la mira.

¿Tiene contratos ejecutados que no están en su RUP o duda de cómo clasificarlos? Nuestro equipo lo revisa en la asesoría RUP.

Este artículo es informativo y no reemplaza una asesoría jurídica sobre su caso particular.