La Bolsa Mercantil de Colombia es una bolsa de productos en la que las entidades estatales pueden comprar bienes y servicios de características técnicas uniformes mediante una modalidad de selección abreviada. La entidad y el proveedor no negocian directamente: cada uno actúa por medio de una sociedad comisionista miembro de la bolsa, y el negocio se cierra en una rueda de negociación.
Para muchas empresas es un canal poco conocido. Sin embargo, entidades del orden nacional y territorial compran por esta vía alimentos, combustibles, dotación, aseo, vigilancia, mantenimiento y otros bienes y servicios estandarizados.
Fundamento legal
La Ley 1150 de 2007, en el literal a) del numeral 2 de su artículo 2, permite que, para bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización, las entidades usen la subasta inversa, los acuerdos marco de precios o los procedimientos de adquisición en bolsas de productos. El Decreto 1082 de 2015 desarrolla esta posibilidad en las reglas de selección abreviada por bolsa de productos.
Además, las bolsas de productos están vigiladas por la Superintendencia Financiera y sus operaciones se rigen por el reglamento de cada bolsa, aprobado por esa superintendencia. Por eso, en este canal conviven dos marcos: las normas de contratación estatal y el reglamento de la bolsa.
Cómo compra una entidad a través de la bolsa
En términos generales, el proceso se desarrolla así:
- Estudios previos y análisis de conveniencia. La entidad debe justificar por qué la bolsa es más ventajosa que la subasta inversa o el acuerdo marco, considerando los costos de comisión y de garantías.
- Selección del comisionista comprador. La entidad escoge a la sociedad comisionista que la representará, mediante el procedimiento competitivo que prevé el reglamento de la bolsa.
- Contrato de comisión. La entidad celebra con el comisionista el contrato de comisión, que es un contrato estatal.
- Ficha técnica de negociación. Se define el bien o servicio, las cantidades, los lugares de entrega, las condiciones de calidad y el precio de referencia, de acuerdo con el reglamento de la bolsa.
- Rueda de negociación. Los comisionistas vendedores, en nombre de sus clientes proveedores, presentan posturas. Se adjudica la operación conforme a las reglas de la bolsa, normalmente al mejor precio.
- Garantías y compensación. Las partes constituyen las garantías que exija el reglamento ante el organismo de compensación de la bolsa, que respalda el cumplimiento de las operaciones.
- Ejecución y pago. El proveedor entrega, la entidad recibe y el pago se canaliza según el esquema de la bolsa.
El papel de los comisionistas
| Actor | Rol |
|---|---|
| Entidad estatal | Define la necesidad y paga |
| Comisionista comprador | Representa a la entidad en la rueda |
| Comisionista vendedor | Representa al proveedor y presenta las posturas |
| Proveedor | Entrega los bienes o presta el servicio |
| Bolsa y su cámara de compensación | Administran la negociación, las garantías y la liquidación |
El comisionista vendedor es su puerta de entrada. Él conoce el reglamento, registra sus posturas y lo acompaña en la constitución de garantías. A cambio cobra una comisión que usted debe incluir en su estructura de costos.
Cómo participa su empresa como proveedor
1. Identifique las oportunidades
La bolsa publica en su sitio web las operaciones del mercado de compras públicas y sus fichas técnicas. Muchas entidades también registran en el SECOP II los documentos del proceso de selección del comisionista y la compra. Revise igualmente el plan anual de adquisiciones de sus entidades objetivo: allí suelen indicar si planean comprar por bolsa.
2. Vincúlese con un comisionista
Escoja una sociedad comisionista miembro de la bolsa con experiencia en compras públicas de su sector. Deberá surtir su proceso de vinculación como cliente, que incluye conocimiento del cliente y documentación societaria y financiera.
3. Revise la ficha técnica y los requisitos
Cada operación tiene requisitos propios: documentos del proveedor, condiciones de calidad, cobertura geográfica, experiencia y, en algunos casos, requisitos financieros. Léalos con el mismo cuidado que un pliego de condiciones.
4. Calcule su precio completo
Además del costo del bien o servicio, incluya la comisión de su comisionista, el costo de las garantías ante la cámara, los tributos aplicables, los costos logísticos de entrega en cada punto y el costo financiero del plazo de pago.
5. Prepare la ejecución
Si su postura resulta adjudicada, deberá cumplir de manera estricta con las entregas. Los incumplimientos se gestionan con las garantías y procedimientos de la bolsa, y pueden generar consecuencias económicas importantes.
¿Se necesita RUP para vender por bolsa?
La Ley 1150 de 2007, en su artículo 6, enumera casos en que no se exige el Registro Único de Proponentes; entre ellos incluye la adquisición de productos de origen o destinación agropecuaria ofrecidos en bolsas de productos legalmente constituidas. Para otros bienes y servicios, revise lo que exija la ficha técnica y el reglamento de la operación. Si aún no tiene su RUP, conviene evaluarlo, porque le abrirá también las demás modalidades.
Ventajas y desventajas para el proveedor
Ventajas:
- Acceso a compras de volumen importante con reglas estandarizadas.
- Respaldo de la cámara de compensación en el cumplimiento de las operaciones.
- Procedimientos de negociación ágiles.
Desventajas:
- Costos adicionales de comisión y garantías.
- Dependencia de un intermediario.
- Exigencias de cumplimiento estrictas y competencia intensa en precio.
Errores frecuentes al participar en bolsa
- No incluir la comisión y el costo de las garantías en el precio.
- Vincularse con un comisionista a última hora, sin tiempo para completar el proceso de conocimiento del cliente.
- Asumir que las reglas son iguales a las del SECOP II, cuando prima el reglamento de la bolsa.
- Comprometer entregas en lugares o plazos que su logística no soporta.
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¿Las entidades públicas pueden comprar en la Bolsa Mercantil de Colombia?
Sí. La Ley 1150 de 2007 permite que las entidades adquieran bienes y servicios de características técnicas uniformes en bolsas de productos, como modalidad de selección abreviada reglamentada en el Decreto 1082 de 2015.
¿Puedo venderle a una entidad en la bolsa sin comisionista?
No. En la bolsa de productos las operaciones se hacen a través de sociedades comisionistas miembros de la bolsa. El proveedor actúa por medio de un comisionista vendedor que lo representa en la rueda de negocios.
¿Qué ventaja tiene para la entidad comprar por bolsa?
Puede obtener precios competitivos, procedimientos ágiles y un esquema de garantías y compensación administrado por la bolsa. Aun así, la entidad debe justificar en sus estudios previos que la bolsa es más favorable que la subasta inversa.
Este artículo es informativo y no reemplaza una asesoría jurídica sobre su caso particular.